Se canceló mi boda, ¿ahora qué hago? 

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Por Claire Durán de Claire Duran Weddings & Events   Fotos Fuente externa  

Si tu boda no puede proceder por asuntos de la pandemia del COVID-19, la solución no debe ser cancelarla, debería ser posponerla. Veamos a través de los siguientes pasos cómo tomar tu desiciones si tu fecha se ha visto desafortunadamente en jaque mate. 

 

Informa a tus invitados

Comunica a todos tus invitados que por las razones actuales te has visto en la necesidad de posponer tu fecha, que estás analizando la situación y que procederás a darles más información una vez hayas consolidado tu nuevo plan. Recomendamos que esto se haga a través de un PDF con una línea gráfica que vaya acorde al resto de la papelería de la boda para compartirse por correo electrónico (ideal) o Whatsapp. 

Revisa cada uno de los contratos con tus suplidores

En el mundo ideal, lo mejor es tener contratos con todos y cada uno de tus suplidores. Entonces, dirígete a las cláusulas de Fuerza Mayor y de Cancelación y de Cambio de Fecha para que así tengas claro las estipulaciones con cada uno y puedas tomar decisiones con buena información. Es muy probable que en la gran mayoría de los casos (sino todos), los depósitos y pagos precedentes que hayas hecho a la fecha sean no-reembolsables, pero sí aplicarían a una nueva fecha. Es por ello que  debes pensar en posponer y no cancelar, con esta última decisión tus pagos se perderán. Los cambios de fecha son bastante estándar en esta industria de las bodas. Por otro lado, en caso de que te sientas como que mereces reembolsos, recuerda que tus suplidores tampoco tienen culpa de la situación mundial, y sería errado pensar que todos ellos tengan la posibilidad de hacer devoluciones de sus eventos de los últimos tres meses o de pagos que quizás recibieron hace ya mucho tiempo.

Otra cosa muy importante a tomar en cuenta es el lapso que tus suplidores te dan para mover la fecha sin cambiarte el precio. Algunos contratos no harán mención a esto, así que es importante investigar. A pesar de que muchos te podrán acomodar al mismo precio aún si empujas tu fecha digamos, un año, muchos otros no tendrán la capacidad de hacer tal cosa, y eso lo debes respetar.

Nosotros en Claire Duran Weddings & Events, por ejemplo, permitimos cambios de fecha sin alterar los honorarios hasta 180 días después de la fecha original (esto asumiendo que todo lo demás se quede igual). 

Conversa con tu planner y/o familia otras fechas disponibles 

Si tienes un/a wedding planner trabajando contigo pues este es el momento de agradecer su presencia, ya que te asistirá durante esta labor complicada de transferir todo a una nueva fecha. En estos momentos de incertidumbre, sería irrazonable pensar que tu planner tiene las respuestas de qué va a pasar con el mundo en el futuro cercano (el/ella tiene tanta información como tú).  Ahora bien, te va a ayudar a analizar las ventajas y desventajas de diversas fechas en relación a la información compilada en el acápite anterior, lo que informan las autoridades y otros conocimientos generales de la industria (e.g., todo es más caro en diciembre, o tu boda era al aire libre y septiembre puede ser mal mes por los huracanes). Es importante también conversar con los familiares e invitados que caen en la categoría de “no negociables” para asegurarte que cualquier nuevo rango de fechas que estés considerando es entonces posible para ellos asistir, y que todos estén de acuerdo. Si no tienes un/a wedding planner, y te sientes abrumado/a de hacer todo esto tu solo/a, entonces considera contratar uno/a a tu equipo de bodas en este momento.

Obtén fechas disponibles de tu locación

Una vez se tiene una idea de un rango nuevo de fecha, contacta la locación (o locaciones) y pide por las fechas disponibles dentro del rango elegido. En este caso va a ser importante que te mantengas abierto a días alternativos al típico sábado, siendo flexible con jueves, viernes y domingos para mejorar tus chances, o bien hasta mirar más allá del rango ideal inicial. Tu objetivo debe ser tener al menos tres o cuatro fechas que funcionen bien para ti y para las locaciones simultáneamente antes de continuar el proceso.

Contacta a tus suplidores para descartar fechas 

Cuando tengas este juego de nuevas fechas posibles, contacta a tus suplidores (uno a la vez, en correos individuales) y preséntales las tres o cuatro fechas que tienes en la mira, pidiéndoles que te informen si hay alguna en la que NO pueden servirte. Nota bien que la respuesta que necesitas no es la de cuál día ellos prefieren, sino cuál día ellos ya están comprometidos. Cuando tengas todas las respuestas, analiza. Mi deseo sería que encuentres una cuando absolutamente todo el mundo esté disponible. Pero, de no ser así, entonces, tratar de elegir la fecha donde los suplidores de menor inversión financiera o de menor prioridad para ti sean los que tengas que re-contratar por otro lado. Recuerda siempre que esos depósitos los vas a perder.

Haz un análisis final y procede con el cambio oficial

Luego que hayas alineado todo, y que hayas decidido si tienes que cambiar algo en tu equipo inicial (ya sea una de las locaciones o uno de tus suplidores), entonces procede a pedir un contrato de cancelación para aquellos que ya no te van a poder asistir en el futuro, a pedir adendums de fechas nuevas para aquellos que sí van a poder continuar proveyendo sus servicios y a pedir contratos nuevos para los que entran al equipo ahora en sustitución de algún otro. En caso de que ya hubieras enviado tus invitaciones, entonces envía una nueva versión (es aceptable que esta vez sea digital), comunicando a todos tus invitados los cambios que se apliquen.

Mantente flexible

No importa para cuándo decidas mover tu fecha (para el verano, el otoño o para el 2021), debes recordar que esta situación mundial es algo que nunca antes hemos visto y no sabemos qué vamos a afrontar en el futuro. Tenemos la esperanza de que las soluciones más o menos permanentes lleguen pronto, pero ten tu mente preparada y en calma, por si es posible que tengas que mover tu fecha una segunda vez.

Continúen fuertes y en amor, recordando que el resultado final va a valer toda la espera del mundo.

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